Operativní část > Evidenční a dokumentační práce

Krajská a ústřední komise pro sucho vede knihu činností. Do této knihy se zapisují důvody svolání komise pro sucho, důvody pro vyhlášení stavu nedostatku vody, přijatá opatření a důvody pro odvolání stavu nedostatku vody.

Kniha je neveřejnou přílohou Plánu sucha a stavu nedostatku vody Kraje Vysočina. Je uložena na odboru životního prostředí a zemědělství.

Knihu vedou orgány sucha, jimž to ukládá vodní zákon. Zapisují se do ní zejména:

•doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí (např. záznam telefonátu),

•doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,

•obsah příkazů,

•popis provedených opatření,

•výsledky místního šetření a dat monitoringu.

Zápisy do knihy provádějí jen osoby tím pověřené a tyto osoby jsou povinny každý zápis podepsat. Zprávám se přiděluje Evidenční číslo (obdoba čísla jednacího) a uvádí se, kde a jak je zpráva/ přílohy zprávy založena.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

•Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Knihy jako záznam přijatých a odeslaných zpráv, také se mohou telefonické zprávy nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Knihy nebo na počítači, zprávě se přidělí Evidenční číslo, které se napíše do pravého horního rohu zprávy, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

•U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí Evidenční číslo (do Knihy se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předán, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem = kancelářský šanon, který je nedílnou přílohou Knihy činností.

•Zprávy na CD, DVD, USB-flashdiscích, paměťových kartách nebo jiných digitálních nosičích se evidují jako ostatní zprávy podle bodu 2.